یکشنبه هفدهم آبان ۱۳۹۴ | 13:43 | مسوول ارتباطات مهندس احسان رحیمی -
اين قوانين طلايي برمبناي تجربه ساليان مديران مختلف پروژههاي بزرگ و كوچك ، تهيه شده و صيقل خورده است ؛ اصول مديريت پروژه بر مبناي همين دوازده قانون بنا نهاده شدهاند . توجه به اين قوانين ، از مرحله آغازين پروژه تا انتهاي آن ، نتايج بهتري را به بار خواهد نشاند .
قانون اول : بايد به اجماعي بر روي اهداف و نتايج پروژه برسي !
اگر ندانيد كه قرار است چه چيز را به اتمام برسانيد ، اگر ندانيد چه چيزي بايد تحويل شود ، بعيد است كه خروجي ارزشمندي ارائه دهيد . پروژهاي كه نتايج آن شفاف نيست محكوم به شكست است . اولين قدم در راه موفقيت پروژه ، تعريف و تعيين دقيق اهداف پروژه است ؛ اهدافي كه همه افراد مهم درگير در پروژه روي آن اتفاقنظر داشته باشند . اين تنها كافي نيست كه شما بدانيد چه كاري ميخواهيد انجام دهيد ؛ افراد كليدي ، حاميان پروژه و اعضاي پروژه نيز بايد به آنچه ميخواهند انجام دهند ، معتقد باشند و آن را پذيرفته باشند .
قانون دوم : بايد بهترين تيم پروژهاي را كه ميتواني ، بسازي !
گروهي از افراد ماهر ، شايسته و خوب سازماندهيشده ، لازمه موفقيت پروژه است . تشكيل تيم خوب پروژه با انتخاب افرادي توسط مدير پروژه آغاز ميشود ؛ در انتخاب افراد ، به خصوص در مورد پروژههاي بديع بايد به هوش و قدرت و سرعت يادگيري آنان بيش از تجربه بها داد . افراد بايد توان كار كردن در تيم را داشته باشند و به جايگاهي مناسب در تيم دست يابند . آنان بايد حين كار تنها متوجه كار باشند و نه درگيريهاي شخصي . گاهي لازم است افراد براي انجام درست كارشان آموزش ببينند . افراد بايد بتوانند درطول مدت زمان اجراي پروژه با علاقه كار را دنبال كنند ؛ از اينروست كه مدير پروژه بايد راهكارهاي لازم براي افزايش انگيزه اعضاي تيم پروژهاش را بداند .
قانون سوم : برنامهاي فراگير و مناسب رشد و ترقي تهيه و آن را بروز نگاه دار !
يك برنامه كامل مركز موفقيت پروژه است . اين سند ، محل ارتباط و فرماندهي كل نيروها ، منابع و زمانهاي پروژه است . بدون برنامه نميتوان يك تيم را براي دستيابي به اهداف راهبري كرد . بيشك ساخت يك برنامه به تنهايي كافي نيست ، چرا كه مدير نميتواند آينده را پيشبيني كند ، از اينروست كه برنامه پروژه ، ممكن است بارها و بارها تغيير يابد . دلايل اين تغييرات ، كشف حقايق جديد نسبت به واقعيات پروژه ، به مرور زمان و تغيير ذهن و نيازهاي افراد مهم درگير است . گاهي تغيير محدوده پروژه يا تغييرطرح نيز سبب نياز به اين اصلاحات ميشوند .
قانون چهارم : ميزان منابع موردنياز ، انسان و تجهيرات را محاسبه كن !
بدون نفرات ، تجهيزات ، ابزار و سرمايه كافي ، هيچ راهي براي انجام تعهدات در موعد مقرر وجود ندارد . مدير بايد توانايي تامين منابع انساني موردنياز پروژه خود را داشته باشد ، در غير اين صورت بايد اثرات ناشي از كمبود منابع را بررسي كرده، آنها را به اطلاع افراد كليدي پروژه برساند . تامين منابع كافي براي يك پروژه ، يكي از سختترين وظايف مديران پروژهها در ايران است .
قانون پنجم : زمانبندي واقعبينانهاي تهيه كن !
بدون زمانبندي مناسب ، قبل از آنكه كاري انجام شده باشد ، به موعد تحويل ميرسيد ! مدير ميتواند با صرف هزينه بيشتر ، منابع ، انسان و ابزار بيشتري تامين كند ؛ اما زمان را نميتواند به هيچ شكلي تهيه كند ! تقريبا اغلب مديران ناموفق پروژه ، اعتبار خود را به دليل رعايت نكردن زمان و تحويل ندادن به موقع نتايج از دست دادهاند .
قانون ششم : سعي نكن بيش از آنچه قرار است انجام شود ، انجام دهي !
البته اين به معناي آن نيست كه مدير كمتر از آنچه انتظار ميرود ، تحويل دهد ؛ بلكه بايد دقيقا چهارچوبهاي محدوده پروژه را در زمان ، كيفيت و هزينه رعايت كند . مدير در ابتدا به تعريف دقيق محدوده پروژه پرداخته و آن را به تاييد افراد كليدي ميرساند . پيش از آغاز هر پروژهاي ، اهداف و نتايج پاياني بايد به تاييد همگان برسد ؛ كليه افراد درگير در پروژه بايد نسبت به آنچه انجام ميدهند اطلاعات كافي داشته باشند تا بتوانند به درستي وظايفشان را به انجام رسانند . طراحي شيوه و روشي براي گردش مناسب اطلاعات در پروژه بين كليه افراد درگير ، يكي از وظايف مهم مدير پروژه است .
قانون هفتم : نقش افراد را بهخاطر بسپار !
برخي مديران پروژه در طول اجراي پروژه فراموش ميكنند كه اساسا پروژه براي مردم انجام ميشود و نتايج آن قرار است در خدمت مردم باشد . موفقيت پروژه بستگي به نظر مردم دارد ؛ براي آنكه مدير پروژه موفقي باشيد بايد خود را مطابق نظر مردم و با اولويتهاي آنان هماهنگ سازيد . فراموش نكنيد كه مردم پروژه را مديريت ميكنند ، آنها قسمت اعظم كار را انجام ميدهند و مردم هستند كه از نتايج پاياني خوشحال يا ناراحت ميشوند .
اغلب پروژهها براي مردم ، چه آنها كه مستقيما در تيم ساخت پروژه درگيرند چه سايرين ، فشارهاي عصبي ايجادميكند ؛ چرا كه گروهي از كارهاي نو است كه تاثير نتايج آن بر زندگيشان هنوز مشخص نيست . بد نيست بدانيد اگر نتايج پاياني پروژه به ضرر مردم باشد اغلب با شكست مواجه ميشود !
قانون هشتم : حمايت مداوم مديريت سازمان و افراد كليدي را به دست آور !
لازم است مدير پيش از آغاز كار حمايت افراد مهم درگير پروژه را به دست آورد . مهارت كلامي و قدرت چانهزني بالا اينجاست كه خودنمايي ميكند . اين قانون مشابه قانون اول ، اما فراتر از آن است ؛ مدير در اينجا نه تنها نظر مثبت ايشان را جلبميكند كه آنها را راضي ميكند گاهي از نفوذ يا قدرت خود براي پيشبرد كارهاي پروژه استفاده نمايند .
قانون نهم : منتظر و مترصد تغييرات باش !
اين قانون دركنار قانون سوم معنا دارد . پروژه همواره درمعرض تغييرات گوناگون است ؛ تغييرات محيطي ، تغيير نيازها ، تغيير روش و انبوه تغييرات ديگري كه ممكن است براي پروژه رخ دهد . مدير نبايد منتظر تغييرات بماند و پس از رخدادن نسبت به آنها واكنش نشاندهد ؛ بهتر است مديران بياموزند كه نسبت به تغييرات پيشدستي كنند ؛ مديران موفق خود عامل ايجاد تغييرند .
تغيير يك اصل در دنياي پرشتاب امروز است . مقابله با تغييرات و اقدامات مناسب در قبال آنان هنر مدير و برنامهريزان پروژه را مشخص مينمايد . چگونگي عمل آنها در قبال تغييرات و انعطافپذيري برنامه ، پروژه را بهسوي موفقيت يا شكست راهبري ميكند . به ياد داشته باشيد كه جهتدهي تغيير ، مطابق امكانات تيم پروژه ميتواند نجاتدهنده مدير و پروژهاش باشد ؛ اگر منتظر تغيير بمانيد و آنگاه عكسالعمل نشان دهيد ، زمان زيادي را از دست خواهيد داد . چشمان خود را براي مشاهده تغييرات بيش از پيش باز بگذاريد !
قانون دهم : افراد را ازآنچه تاكنون انجام دادهاي مطلع كن !
مدير بايد كليه افراد مهم درگير در پروژه را از پيشرفت ، مشكلات و تغييرات پروژه آگاه سازد . او بايد از اين قانون ساده پيروي كند : آگاهسازي افراد از همه چيز ! مهمترين قانون در دنياي كار ، راستگويي و صداقت است . بهتر است در مواجه با مشكلات حقيقت را با افراد كليدي در ميان گذاريد و از آنان در حل مشكلات راهنمايي و حمايت بخواهيد .
قانون يازدهم : مبدع كارهاي نو و روشهاي نو باش !
پروژه يعني كار نو ! ازآنجا كه تقريبا تمام پروژهها در نتايج ، تيم پروژه ، اهداف ، انتظارات و زمان متفاوتند بايد مترصد استفاده از روشهاي نو ، ابزار نو ، نرمافزارهاي جديد ، افراد و متخصصين جديد بود . روشهايي كه در گذشته موجب رشد و پيشرفت شدهاند ممكن است نتوانند راهگشاي مشكلات حال شما باشند .
قانون دوازدهم : رهبر پروژه باش .
راهبري پروژه ، كار سختي است . رهبري افراد درميان مسيري نو و ناآشنا بهسوي اهداف نو بسيار مشكل است . رهبري هنري است كه به شكل ذاتي در برخي وجود دارد ؛ تنها مطالعه كتب مديريت كافي نيست . مديريت تنها خواندن گزارشهاي نظارتي ، تاييد يا رد پيشنهادات يا صدور فرمانهاي لازم در قبال تغييرات ، نيست ؛ مديريت ، فراتر از اينها ، در همراه بودن با تيم پروژه و ايجاد انگيزه در آنها نهفته است .
مدير بايد بتواند افراد مختلف با سليقه و افكار مختلف را ، براي دستيابي به يك هدف واحد گردهم آورد و تا پايان پروژه در كنار يكديگر نگاه دارد ؛ شايد تشكيل تيم آسان باشد ، اما مهم نگاهداري تيم تا پايان پروژه است .
درنگاه اول عمل به اين قوانين مشكل به نظر ميرسد ، اما موفقيت يا شكست پروژه در عمل به اين موارد نهفته است . اساس دانش مديريت پروژه بر مبناي همين دوازده قانون طلايي ، پيريزي شده است . توجه به اين قوانين نشان ميدهد كه مديريت پروژه ، همان مديريت است كه اينبار بر مبناي پروژه ظهور كرده است . در نهايت كليه تكنيكهاي مديريت ، از يك سري اصول پيروي ميكنند و با شناخت آنها و اضافه کردن ويژگيهاي خاص پروژههاست که ميتوان پروژه را به خوبي مديريت نمود .
يك مدير پروژه بايد داراي چه توانمنديهايي باشد ؟
دامنه عملياتي پروژهها و اعمال مديريت بر آنها ، بازهاي وسيعتر از محدوده خود پروژه را دربردارد . سازمان اجراي پروژه معمولا به عنوان بخشي از سازمانها ، شركتها و موسسات دولتي و خصوصي مطرح است . ساختار سازمان اجرايي پروژها ، اغلب متاثر از اقتضا و محدوديتهاي استفاده از منابع كاري در آنها هستند . در هرشكلي از سازمان اجرايي پروژه ، اين مدير پروژه است كه به عنوان مسئول آن و تحويلدهنده كار مطرح است . در سازمانهاي پروژهمدار ، مدير پروژه كليه اختيارات و استقلال يك مدير را دارا بوده ، كليه بخشها را شخصا مديريت ميكنند . اين وضع در سازمانهاي وظيفهاي كه بر مبناي پروژهها طراحي نشدهاند متفاوت است و مدير در آنها بيشتر يك هماهنگكننده يا پيگيريكننده است .
مديريت عمومي دربرگيرنده طيف گستردهاي از جنبههاي مختلف سرپرستي فعاليتهاي مستمر است . مهارتهاي مديريت عمومي ، پايه و مبناي اصلي مهارتهاي مديريت پروژه هستند و آگاهي كامل از آنها اغلب براي مديران پروژه ضروريست . تواناييهاي يك مدير پروژه از ديدگاه PMBOK بهشرح ذيل است :
1 - رهبري
رهبري (Leadership) و مديريت (Management)، از يكديگر متمايزند ولي نياز توامان به آنها در پروژه احساس ميشود . مديريت توجه خاص به سازگاري بين نتايج اصلي حاصله و انتظارات متوليان و مجريان است درحاليكه رهبري شامل موضوعات زير است :
Ø تعيين اهداف سازماني : مشخص نمودن اهداف و تبيين استراتژي دستيابي به آنها .
Ø همسوسازي متوليان و مجريان : ايجاد ارتباط و همسوسازي اهداف فردي و ايجاد انگيزه همكاري مشترك بين دستاندركاران براي حصول به اهداف سازماني .
Ø ايجادانگيزش : كمك به متوليان و مجريان در ايجاد انگيزه در آنها براي غلبه بر مشكلات محيطي ، قوانين اداري و ساير محدوديتهاي فردي .
انتظار ميرود در پروژهها ، بهخصوص پروژههاي بزرگ ، مدير پروژه ، رهبر نيز باشد . اين رهبري نه تنها در امور پروژه ، كه در همه بخشهاي ارتباطي اعضاي تيم پروژه جريان مييابد .
2- ارتباطات
موضوعاصلي ارتباط (Communicating) تبادل اطلاعات است . طراحي و پيادهسازي جريان درست دادههاي دقيق و پردازش مناسب آنها به منظور دستيابي به اطلاعات درست ، از مهارتهاي مهم مديريت عمومي است . انواع روشهاي ارتباطي در پروژه گسترده است و طيف وسيعي شامل ارتباطات شفاهي ، نوشتاري ، شنيداري و گفتاري ، رسمي و غيررسمي ، داخلي و خارجي ، عمودي و افقي را دربردارد .
مدير پروژه بايد روش درست انتقال اطلاعات و چگونگي برقراري ارتباط در هر بخش را به دقت طراحي كند تا از گردش مطلوب اطلاعات در سازمان پروژهاش اطمينان يابد . داشتن اطلاعات درست ، دقيق و بههنگام ، از پيششرطهاي لازم براي تصميمسازي است . اهميت اين مساله در پروژهها بهحدي است كه PMBOK ، فصلدهم خود را به مساله ارتباطات در پروژه اختصاص داده است .
3- مذاكره
مذاكره (Negotiation) مشاوره و رايزني با ديگران براي كسب نتيجه و دستيابي به توافقي مشخص است . بسياري از توافقات با حضور طرفين يا نمايندگانشان و با گفتگو حاصل ميگردد . ميانجيگري ، حكميت و داوري ، برخي اشكال گوناگون مذاكره هستند . مذاكرات در پروژهها، بهدفعات و در زمانهاي مختلفي صورت ميپذيرد .
4- حلوفصل اختلافات
حل مشكلات پروژه (Problem Solving) ، تلفيق توام بيان مسايل روزمره و اخذ تصميم است . حل مشكلات نياز به ريشهيابي آنها و يافتن علتومعلولهاست . حلوفصل مشكلات ، شامل تجزيه و تحليل مساله و تعيين راهحلهاي مناسب و سپس انتخاب يكي از آنان ، از فعاليتهاي مهم مديريت است . تصميمات بايد بهموقع اتخاذ شوند و اجراي آنها بهدقت پيگيري شود .
5- تاثير بر سازمان
توانايي سازمان ، قابليت انجام بهموقع امور است . براي ايجاد اين قابليت بايد هماهنگي مناسب بين اجزاي سازمان برقرار گردد و تصميمات اتخاذشده مدير بهدرستي توسط افراد اجراشود ؛ اينجاست كه مديران نياز به هنر اقتدار و علم سياست دارند تا از طريق نفوذ بر افراد ، تواناييهاي سازمان در اجراي بهموقع تصميمات را افزايش دهند .
احسان رحیمی Ehsan Rahimi
نیرو پرداز انرژی
اين وبلاگ جهت اطلاع رساني هاي مهندس احسان رحیمی مدیریت عامل مجموعه نیرو پرداز انرژی در زمينه اخبار و اطلاعات سازماني و غیر سازمانی آماده شده است و در دسترس قرار گرفته است . بديهي است بازديد شما فعالان عرصه علم و صنعت و به دنبال آن پيشنهاد و انتقاد شما عزيزان از اين سامانه مسبب بهبود كمي و كيفي مطالب و اخبار و اطلاعات خواهد شد . بااحترام فراوان روابط عمومی و مسوول دفتر مهندس احسان رحيمي